ここあです。
私はビジネス用のメールに
Googleの無料メールサービス「Gmail」を利用しています。
なぜなら、Gmailは
- パソコンやスマホからも閲覧が可能
- アカウントの切り替えも簡単
で、非常に便利だからです。
なので、基本的にビジネスメールのやり取りは
ほぼ「Gmail」でしているのですが…
ある日、メールのチェックをしようとしたら
あるはずのメールデータがない…＾＾；
メールを消去した記憶もないのに、
1ページ目以降のメールが全く表示されないという
血の気が引く「恐怖体験」をしました。
実際、私がチェックしたメールアドレスの受信ボックスには
本来654件の受信メールがあったのですが…
その時、閲覧できたのは、わずか26件だけでした＾＾；
※アカウント作ってからあまり間がないので、件数は少なめです。
ただ、その時は、冷静にアカウントを切り替えて
再びGmailを読み込んだら、全てのメールが表示されたので
結果的には何事もなかったのですが…
それでも流石に「ビジネス用のメール」だけあって
ちょっとしたトラブルではありましたが、
私はかなり焦り動揺しました。
それと同時に、
「まさか！」の事態は本当にいつも突然やってくると
改めて思い知らされたのです＾＾；
事実、Googleは過去にユーザーのメールが一部消えるという
データトラブルも起こしてますし、そういう不測の事態が
再び起こらないとも限りません。
つまり、文書であれ、メールであれ
デジタルデータである以上「100%絶対に大丈夫！」
ではないんですね。
ということで、今回は
あなたが私と同じような思いをすることのないよう
「Gmailのバックアップ方法」を記事にすることにしました。
単純ですね〜（笑）
なので、もしもあなたがGmailを利用されているのであれば
バックアップの作業自体は、１〜２分程度で済みますので
是非この機会にGmailのバックアップを取ってみてください。
何事も「備えあれば憂いなし！」です＾＾
Gmailのバックアップ方法
自分が作成した文書のデータなどは普段から
バックアップをとるという意識や習慣を持たれている方は
非常に多いと思います。
ですが「メールのデータ」となるとどうでしょうか？
「バックアップ」をとるどころか
バックアップを取るという意識自体があまりない方も
もしかするといらっしゃるかもしれません。
なぜなら、私がそうだったからです…（笑）
なので私は、メールのデータをバックアップするという意識が
そもそもなかったため、今回、
本当に心底びっくりして焦ったわけです＾＾；
だから流石にバックアップを取りました。
ということで、
メールのバックアップも必ずとるようにしましょうね。
Gmailのメールデータをバックアップする場合は
まず最初にGmailの受信画面で、アカウント名をクリックし
続いて「Googleアカウント」をクリックします。
そうすると、このように「Googleアカウント」の画面に切り替わりますので
画面左側にあるメニュー項目から
「データとカスタマイズ」をクリックしてください。
データとカスタマイズの画面が開いたら
そのまま画面をスクロールして
「データをダウンロード」をクリックしましょう。
そうすると、
バックアップできるデータを選択することができるのですが
画面の切り替え直後は「全ての項目が選択」された状態なので
画面上にある「選択をすべて解除」の文字をクリックし
一旦全ての選択項目を解除します。
続いて、画面を一番下までスクロールすると
「メール」の項目がありますので
「メール」の部分にだけチェックを入れて
- MBOXの形式
- メールのすべてのデータが含まれます
いずれかの項目をクリックしてください。
ちなみに「MBOXの形式」を選択した場合は
Gmailの「受信トレイ」のみが対象になります。
また「メールのすべてのデータが含まれます」を選択すると
あなた自身で「バックアップしたい対象」を選ぶこともできます。
バックアップの対象を選ぶ場合は、まず最初に
「メールの全てのメッセージを含める」の選択を解除します。
そうすると、このように個別で選択することが可能となりますので
あなたが必要な項目を全てチェックしてください。
「MBOXの形式」か「バックアップしたい対象」を選んだら
さらに「次のステップへ」をクリック。
バックアップデータの配信方法などを選択していきます。
配信方法は以下の5つから選択。
「ダウンロードリンクをメールで送信」これで良いと思います。
※「メールで送信」を選択するとGmailにダウンロードURLが届きます。
エクスポートタイプは1回限りか、定期的か
ファイル形式は「zip形式」か「tgz形式」を選べますが
私はデータを簡単に解凍できる「zip形式」がおすすめです。
バックアップデータの容量は
1GB/2GB/4GB/10GB/50GBから選べますので
バックアップデータの保存先を考えてデータ容量を調整してくださいね。
※指定サイズに応じてデータが自動的に分割されます。
全ての項目を選んだら、最後に
「アーカイブを作成」をクリックしましょう。
そうすると、バックアップデータのリクエストが
Googleに送信されます。
Googleにメールデータのアーカイブリクエストが済んだら
データが届くまで数日ほどかかります。
なので、しばらくは
リクエストしたことを忘れて過ごしましょう（笑）
Gmailのバックアップデータをダウンロードする方法
メールデータのアーカイブをリクエストしておくと、
数日経って忘れた頃に…
以下のようなメールが届きます。
※「ダウンロードリンクをメールで送信」を選択していた場合。
そして、そのメールをクリックすると
あなたがリクエストしたメールのバックアップデータが
ダウンロードできるようになっておりますので
「アーカイブをダウンロード」をクリックし
メールのバックアップデータを
あなたが分かりやすい任意の場所に保存しましょう。
以上が、Gmailのメールデータをバックアップする方法です。
Gmailのバックアップデータを復元する方法
とりあえずGmailのメールデータは
上記手順で簡単にバックアップを取ることが可能です。
しかし、メールのデータをエクスポート（書き出し）できるのに
Gmailにはなぜかそのデータを
インポート（復元）する機能がありません＾＾；
なので、もしもGmailのバックアップデータを復元する場合は
インターネットブラウザ「Firefox」でおなじみの
Mozillaが提供している
「Thunderbird（サンダーバード）」という
メールクライアントを使うしか方法がありません。
ということで、万が一
Gmailのバックアップデータを復元したいという場合は
「Thunderbird（サンダーバード）」が有効ですので
「Thunderbird（サンダーバード）」を使って復元する
ということだけ覚えておいてくださいね。
今回は、Gmailのメールデータをまずは
あなたにもバックアップしていただきたいと思い
バックアップ方法のみにフォーカスしておりますので
メールデータの復元方法については割愛させていただきます。
Gmailのバックアップ方法まとめ
私も過去には自分が使うメールソフトは
Webメール（Web上で管理できるメール）ではなく
ローカル環境（パソコン上）で管理していたため
メールデータもかなり頻繁にバックアップを取っていました。
※PCも昔は故障しやすかったですからね…＾＾；
しかし、今は、パソコンも長寿命になり
メールなどはローカル環境ではなく
GoogleのGmailや、Yahooメールのように
ネット上で管理できるようになったため
メールデータのバックアップを取るという意識が
かなり薄くなってしまいました。
なので今回、データの破損や消失こそありませんでしたが
いくらWebメールとは言え、100%安全という保証はありませんし
やはり、どんなデータであれ
「自分のデータは自分で守る」という意識を持っていないと
万が一「不測の事態が起こった時に泣くのは自分」だと改めて痛感しました。
とは言え、私は
ずっとデジタル環境で仕事をしてきたデザイナーなので
「データ管理や危機管理」の重要性は、人一倍分かっています。
ただそれでも、やはり人間である以上は
多少気が緩んだり、油断するということもあるわけなんですね。
だからこそ、こういう記事を書くことで自分への戒めも兼ねて
「データの危機管理」について
あなたにも改めて気付いていただけたらと思いました。
冒頭にも申し上げましたが、文書のデータも
動画のデータも、音楽のデータもメールのデータも
今やほぼ全てがデジタルデータになっています。
なので
「データが破損したり消失する可能性」もしっかりと考え
万が一に備えて「バックアップ」をとっておく方が確実に安心です。
私は今回、メールのデータをバックアップすることで
また新たに１つデータを安全に確保することが出来たのですが
もしもあなたが、今、特に
データのバックアップを取っていなかったり
バックアップを取る習慣がないという場合は
せめて「本当に大事なデータ」だけは必ずバックアップを取って
万が一不測の事態が起こっても「絶対に大丈夫！」と言い切れるだけの
対策をしておいていただけたらと思います。
そうしておかないと最後に泣くのは「あなた自身」ですし
そんな不測の事態の時に限って、誰も助けてはくれません…＾＾；
なので「明日は我が身」だと思って
必ずバックアップは取るようにしてくださいね。
ということで、
最後までお読みいただきありがとうございました！
